وظایف و مسئولیت های واحد دبیرخانه
- جزئیات
- مجموعه: وظایف و مسئولیت های واحد دبیرخانه شبکه بهداشت ودرمان فیروزه
وظایف و مسئولیت های دبیرخانه :
نظارت بر انجام امور تحریرات
نظارت بر دریافت و ثبت نامه های وارده از واحدهای دانشگاهی یا دفاتر سازمان مرکزی ، موسسات دولتی و مملکتی و اشخاص حقیقی و حقوقی و یا در ارسال نامه برای آنان
نظارت بر تفکیک و توزیع نامه ها ، دستورالعمل ها ، بخشنامه ها ، دستورات کتبی اداری ، و دعوتنامه ها از اعم صادره و وارده
نظارت بر انجام امور نامه رسانی
پاسخگویی به مراجعین و مقامات و مسئولان در امورمربوط به دبیرخانه و بایگانی
آشنایی با سیستم مکانیزه ثبت ، ورود و صدور نامه ها و مراسلات اداری
ارسال نامه ها و بسته های پستی و تلگراف ها
نظارت بر انجام امور بایگانی عادی جاری ، به منظور حفظ سوابق پرونده ها و مکاتبات
بازبینی وکنترل نامه ها ازجهت ضمائم و پیوست ها، عطف و پیرو، اصلاح ارجاع نامه ها
اعلام وضعیت نحوه ارسال نامه در سابقه نامه
تفکیک و توزیع نامه ها، دستورالعمل ها، بخش نامه ها ودعوت نامه ها بین واحدها
انجام بایگانی کاغذی و بایگانی الکترونیکی
پاسخ به مراجعین جهت ردیابی نامه های ایشان.
دریافت نامه های محرمانه مطابق مقررات و اصول و تحویل به حوزه مربوطه
پیگیری امور اتوماسیون و جوابگویی و رفع مشكل و ارائه راهنمایی حضوری و تلفنی.
دریافت فکس های الکترونیکی و انجام فکس
دریافت فکس و ثبت دردبیرخانه و یا ارجاع به همکاران
ارائه خدمات مربوط به تکثیر سربرگ مکاتبات مورد نیاز شبکه
انجام سایر امورمحوله
